Главные правила работы с первичными учетными документами Проводить учет расходов и рассчитывать вычеты по НДС всегда было делом довольно непростым, однако кризис в еще большей степени усложнил ситуацию. Сегодня инспекторы очень жестко подходят к разрешению спорных вопросов, не давая никаких отсрочек и подложек. В сложившейся на настоящий момент ситуации бухгалтер может рассчитывать лишь на собственный опыт и знания, а вот новичкам приходится нелегко. Вот почему в этой статье мы хотим привести ряд рекомендаций и важнейших правил, которые помогут молодым (а, может быть, даже и опытным) сотрудникам научиться грамотно и мобильно работать с необходимой первичной документацией. Оформление и хранение. Абсолютно все хозяйственные операции должны сопровождаться соответствующими первичными документами, которые принимаются к учету лишь в том случае, если они составлены без нарушения соответствующей формы, установленной в специальном альбоме унифицированных форм. Если нужного шаблона в альбоме не находиться, налогоплательщик имеет право разработать его самостоятельно и, после утверждения формы внутренним приказом, прописать документ в учетной политике. Конечно, форма должна иметь обязательные реквизиты – наименование документа, название фирмы, которая его разрабатывает, дату составления, должности лиц, которые ответственны за контроль грамотности разрабатываемого документа и их подписи, содержание хозяйственной операции, а также ее измерители в натуральном и денежном эквиваленте. Первичные учетные документы допускается разрабатывать как в электронном виде, так и на бумаге. В случае электронного составления, нужно обязательно хранить бумажные копии – для контролирующих органов, деловых партнеров, сотрудников и т.д. Организация работы с персоналом. Операции с первичными документами учета – это кропотливый и непростой труд, правда, в большинстве случаев данным вопросом занимается рядовой сотрудник, но главбух обязательно контролирует процесс и отслеживает правильность выполнения работы. Особенные проблемы при работе с документами учета испытают компании, в которых они поступают от большого количества людей. Типичный пример – фирмы, занимающаяся грузоперевозками, здесь за первичку отвечает и бухгалтер, и экспедитор, и даже шофер. В таком случае важно воспитывать в сотрудниках ответственное отношение к документам, возможно, даже устанавливать штрафы за их утерю. Эксперты рекомендуют компаниям новичкам, налаживать операции с учетной документацией с первых дней работы. При правильном, четком и своевременном документообороте, у фирмы всегда будет возможность оперативно разрешить споры с налоговыми органами, а при возникновении необходимости – уверенно представить свои интересы в суде. Обычно ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятиях разделено на отдельные участки, для того чтобы добиться оптимальной работы на них, необходимо составить регламент движения документов в компании. Работники, которые не связаны с бухгалтерской деятельностью, но при этом имеют отношение к документам, должны быть обязательно ознакомлены с подробными правилами документооборота. Важно, чтобы данные лица не бегло ознакомились с регламентом, а внимательно его изучили, также как обычно изучают люди условия нового тарифа Билайн "Безлимитный по Москве". И поэтому, прежде чем представлять такой документ нужно объяснить, почему в нем необходимо тщательно разобраться. Если речь идет о крупном компании, разумеется, подобный документ должен храниться в каждом ее филиале. Кроме того, должен быть разработан общий график составления, проверки и обработки документации, которым каждое подразделение обязано руководствоваться. За нарушения сроков совершения соответствующих операций необходимо установить систему штрафов. Не лишним будет подготовить специальную памятку для всех подразделений, в которой будет содержаться не только информация о сроках предоставления документов, но и об основных правилах их заполнения. И совсем замечательно будет, если руководство компании решит заказать для своих сотрудников тренинг, на котором они смогут не только познакомиться с теоритическими основами документооборота, но и попрактиковаться в решении реальных задач. Обеспечение сохранности документов. Для того чтобы бухгалтерия функционировала как единый слаженный механизм, необходимо грамотно продумать и организовать хранение первичной документации. Главный вопрос, который возникает в первую очередь – а сколько времени компания обязана хранить тот или иной документ? На этот счет государством установлены определенные нормы, так, например, данные налогового и бухгалтерского учета нужно хранить в течение четырех лет, а первичные документы учета, планы счетов, бухгалтерские программы, которые применяются для работы, учетную политику, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность – пять лет. Правда, при этом надо не забывать учитывать, что некоторые документы хозяйственной деятельности подвержены быстрому естественному износу. Типичный тому пример – кассовый чек: по прошествии сравнительно небольшого промежутка времени, они выцветают, иногда это происходит всего за год. Так что же делать, ведь совершенно ясно – пустые бумажки, как доказательство трат, инспектор, нагрянувший с проверкой, не примет и назначит существенный штраф. Чтобы избежать подобного рода проблем, абсолютно все чеки нужно ксерокопировать и заверять (главбух должен на каждой копии написать: «верно», указать свою фамилию, инициалы, поставить собственную подпись и печать фирмы). Понятно, что если компания работает на рынке много лет, ведя при этом довольно активную и разнообразную деятельность, в один «прекрасный» момент, появляется серьезная проблема - слишком большой накопившейся объем документации, который со временем лишь продолжает расти. Конечно, и из такой ситуации есть выход, причем даже не один. Во-первых, можно поручить ведение архивом документов специальной организации. Разумеется, это потребует немалых финансовых затрат, однако, если у компании есть возможность подобного рода вложений, стоить пойти именно этим путем, поскольку он избавит от огромного количества хлопот. Во-вторых, можно выделить отдельное помещение и отдельную штатную единицу для ведения архива. Ну, и в-третьих, частично спасти ситуацию, может электронное хранение. Конечно, необходимо предусмотреть тот момент, что любой компьютер, каким бы мощным и современный он не был, может сломаться, а потому необходимо создавать резервые копии. Кроме того, наиболее важные документы, стоит все-таки хранить, как говорится, на всякий случай, в бумажном виде. В общем, в любом случае, хранению первичной учетной документации необходимо уделять значительно время, в противном случае, неприятные последствия не заставят себя ждать. Ответственность за организацию сохранности документов лежит всегда на руководителе компании. За целостность и хранение первичных документов учета, а также регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает и руководитель, и главный бухгалтер. Если какой-либо документ утерян, директор предприятия обязан назначить специальную комиссию, которая должна расследовать причины случившегося и по итогам своей работы оформить соответствующий акт. В случае форс-мажора (стихийного бедствия, пожара, прочих чрезвычайных ситуаций) предприятие должно провести инвентаризацию и по ее результатам приступить к восстановлению утраченных документов. При необходимости можно обратиться по золотому номеру Билайн или МТС к представителям следственных органов, к примеру, если есть сомнения, что «форс-мажор» подстроен. Уничтожать документы, которые больше не нужно хранить, можно непосредственно на территории компании. Для этой процедуры создается специальная комиссия и оформляется соответствующий акт. В том случае, если документы для утилизации передаются в какую-либо фирму, оформляется накладная либо приемо-сдаточный акт. Несоблюдение правил хранения документов ведет как к административной, так и к уголовной ответственности – все зависит от характера и степени нарушения. Документооборот с партнерами. Очень важно наладить жесткую систему взаимодействия со всеми поставщиками и контрагентами: ни один документ не должен быть забыт или утерян. Хороший потенциал в этом плане имеют договоры, в них можно включить пункты о санкциях за несоблюдение сроков сдачи (при этом сам график сдачи документов необходимо оформить как приложение к договору), неверно оформленных документов и т.д. Можно подстраховаться, например, таким образом: в договоре указать, что поставщик (контрагент) товаров (работ, услуг) обязан своевременно предоставить стороне именно правильно оформленные документы, в противном же случае – выплатить штраф, величина которого будет определяться НДС, а также суммой пенни и штрафов, которые были назначены стороне налоговым органом в связи с несоответствием требованиям предоставленных документов законодательству РФ. Помимо этого, эксперты рекомендуют, все первичные учетные документы проверять и при необходимости отбраковывать непосредственно на стадии получения. Решаем споры с налоговыми органами. Общаясь с инспекторами налоговых органов, всегда помните: их полномочия во время проверок не безграничны! Вы просто обязаны знать, что с вас вправе требовать, а что нет. Так, например, первичные учетные документы могут быть изъяты лишь в том случае, если на это имеется специальной постановления, представленного в должном порядке. При этом главный бухгалтер или иное должностное ответственное лицо имеют право снять с изымаемых документов необходимые копии при разрешении и в присутствии инспекторов. Практика показывает, что при работе с первичной документацией учета очень силен человеческий фактор. Порой сотрудник может банально забыть накладную в транспорте или в кафе. Маленькие дети главного бухгалтера, играя, могут порвать документ, который сотрудник взял для работы домой. Вариантов, на самом деле, масса, а итог один – фирма попадает под штраф и вынуждена оправдываться в суде. Однако мы вас обрадуем, региональные арбитры, зачастую, в спорных ситуациях придерживаются именно стороны налогоплательщика.
|
